A la hora de firmar un acuerdo, más vale entrar a la sala de reuniones con el teléfono silenciado tal y como si estuviéramos a punto de entrar al cine. Una encuesta del buscador Booking ha revelado que atender una llamada durante una reunión de negocios es uno de los errores más penalizados dentro del protocolo empresarial. Eso dentro de los límites de nuestro país, si salimos a Gran Bretaña o Estados Unidos no es que sea un error sino una falta grave, una línea roja infranqueable. En China o en Japón consideran una falta de respecto no saber saludar o hablar demasiado alto.
Las formas, el protocolo y la educación son una serie de códigos ocultos pero presentes que aunque no esté estipulado por ninguna «ley» su incumplimiento se sanciona. Cierto es que la cultura digital ha cambiado el traje de chaqueta por los pantalones vaqueros y las zapatillas de deporte, pero no podemos dejarnos llevar por este nuevo matiz, el protocolo sigue siendo importante.
Este modelo horizontal facilita una relación de trabajo más cercana y directa pero a la vez es un peligro aplicar este modelo a la relación con terceros. Emprendimiento y juventud no deben ser sinónimo de relajación en las formas. Por ejemplo a la hora de contestar al teléfono tendrá que saber elegir entre tratar de usted y cuándo tutear.
El jefe de protocolo
Estas decisiones las toma el jefe de protocolo de cada empresa. Su función está enfocada al trato con el cliente, consiguiendo un enriquecimiento de la imagen de la compañía. Hoy en día las normas protocolarias siguen estando presentes pero sin caer en lo cuadriculado o encorsetado. La improvisación cobra protagonismo ya que siempre hay lugar a imprevistos y que hay saber reaccionar de la manera adecuada y rápidamente.
Cada empresa y sector deberá tener muy claro qué plan de actuación llevará en cada momento para el trato con sus clientes: desde la forma de vestir al modo de recibir y dirigirse a un cliente. Cada maestrillo tiene su librillo y en el protocolo no es distinto. Los hay que prefieren tener un trato cercano y directo y otros que prefieren pasar por distintas secretarias que te reciben y te hacen esperar hasta llegar a una mesa gigante hasta llegar a sentarte con el magnate intimidador.
Un denominador común a la hora de llevar a cabo un buen protocolo son los detalles. Los detalles son los que marcan la diferencia con el resto de las empresas de la competencia. Y sin duda, todo lo que empieza con una buena sonrisa y se trata con naturalidad es terreno ganado.
Revisa tus modales y empieza a ganar clientes.
